SPES VIVA e. V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten, z. B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Satzungszwecks:

• Zweck von SPES VIVA e. V. ist es, die humane Sterbe- und Hospizbegleitung im Krankenhaus, in Alten- und Pflegeheimen und in der Häuslichkeit zu fördern und durchzuführen.
• Dazu sollen für stationäre sowie unmittelbar bzw. vorübergehend entlassene Krankenhauspatienten in ihrer letzten Lebensphase sowie deren Angehörigen notwendige sachliche personelle Voraussetzungen geschaffen und erhalten werden. Hierzu gehört die Fortbildung von ehrenamtlich und hauptamtlich tätigen Personen, Beratung und Information von Betroffenen sowie Nahestehenden.
• Weiter fördert SPES VIVA e. V. die Begleitung trauernder Personen, insbesondere Kinder und Jugendliche und führt diese durch.
• SPES VIVA e. V. begleitet Familien in Abschiedssituationen, ebenso kann SPES VIVA e. V. Menschen begleiten und unterstützen, bei denen aufgrund von Erkrankungen oder aus Altersgründen die Vereinsamung droht.

sowie im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit von SPES VIVA e. V.

Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich SPES VIVA e. V. die nachfolgende Datenschutzordnung.

SPES VIVA e. V. verarbeitet personenbezogene Daten u. a. von Mitgliedern, Mitarbeitern, Spendern, von zu begleitenden Personen und deren Angehörigen in der Hospizarbeit und im Rahmen der Trauerbegleitung, sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z. B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

1. SPES VIVA e.V. verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.
2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet SPES VIVA e.V. insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder:
• Geschlecht
• Vorname, Nachname
• Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort)
• Geburtsdatum
• Datum des Vereinsbeitritts
• Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter
• Telefonnummern und eMail-Adressen
• ggf. Funktion im Verein.
3. Bei Spenden werden durch SPES VIVA e.V. insbesondere die folgenden Daten der Spender verarbeitet:
• Geschlecht
• Vorname, Nachname
• Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort)
• Bankverbindung
4. SPES VIVA e.V. verarbeitet die folgenden Daten von Mitarbeitern (sowohl der hauptberuflichen als auch der ehrenamtlichen):
• Geschlecht
• Vorname, Nachname
• Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort)
• Geburtsdatum
• Bankverbindung
• Telefonnummern und E-Mail-Adressen
• Impfstatus
• Status polizeiliches Führungszeugnis

1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, in der Vereinszeitung und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.
2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: z. B. Teilnehmer*innen an Veranstaltungen.
3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, der Geschäftsführung, der Koordinierungsstelle sowie der Fachbereiche mit Vornamen, Nachname, Funktion, eMail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.

1. Im Rahmen der Hospizarbeit (d.h. sowohl in der Sterbe- als auch in der Trauerbegleitung) verarbeitet SPES VIVA e.V. unterschiedliche Kategorien personenbezogener Daten von zu begleitenden Personen.
2. Im Rahmen des Hospizarbeit verarbeitet SPES VIVA e.V. insbesondere die folgenden Daten der zu begleitenden Personen:
• Geschlecht
• Vorname, Nachname
• Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort)
• Geburtsdatum, ggf. das Todesdatum
• Telefonnummern und eMail-Adressen
• Krankenversicherungsdaten
• Gesundheitsdaten
• Religionszugehörigkeit
3. Gesundheits- und Krankenversicherungsdaten sowie Daten zur Religionszugehörigkeit werden nur erfasst, wenn und soweit die Erfassung der Daten zur Erfüllung der Aufgaben im Rahmen der Hospizarbeit durch den SPES VIVA e.V. erforderlich ist.
4. Verarbeitet werden zudem folgende Daten der Angehörigen und / oder der gesetzlichen Vertreter der zu begleitenden Personen:
• Geschlecht
• Vorname, Nachname
• Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort)
• Geburtsdatum, ggf. das Todesdatum
• Telefonnummern und eMail-Adressen

1. SPES VIVA e.V. bietet im Rahmen des SPES VIVA Trauerlands auch Trauerbegleitung (insbesondere auch für Kinder) an, wobei wiederum unterschiedliche Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden. Erfasst werden die Daten der im Trauerland zu begleitenden Personen nebst ihren Angehörigen und die Daten der verstorbenen Person.
2. Im Rahmen des SPES VIVA Trauerlands verarbeitet SPES VIVA e.V. insbesondere die folgenden Daten der zu begleitenden Personen und deren Angehörigen:
• Geschlecht
• Vorname, Nachname
• Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort)
• Geburtsdatum
• Telefonnummern und eMail-Adressen

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Ressort Allgemeine Verwaltung (Geschäftsführung), soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt. Das Ressort Allgemeine Verwaltung stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z. B. Vorstandsmitgliedern, Koordinierungsstelle) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z. B., um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

1. Für die Kommunikation per eMail richtet SPES VIVA e. V. einen vereinseigenen eMail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.
2. Beim Versand von eMails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per eMail untereinander stehen und/oder deren private eMail-Accounts verwendet werden, sind die eMail-Adressen als „bcc“ zu versenden.

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z. B. Mitglieder des Vorstands, Koordinierungsstelle etc.), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

Da im Verein in der Regel nicht mindestens 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, und zudem keine umfangreiche Verarbeitung besonders sensibler Daten erfolgt, hat SPES VIVA e.V. keinen Datenschutzbeauftragten zu benennen.

1. SPES VIVA e. V. unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt der Ressortleitung Allgemeine Verwaltung. Änderungen dürfen ausschließlich durch die Ressortleitung Allgemeine Verwaltung und den Administrator vorgenommen werden.
2. Die Ressortleitung Allgemeine Verwaltung ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich. Für den Internet-Auftritt gilt die Datenschutzerklärung auf der Website.
3. Abteilungen etc., bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z. B. Homepage, Facebook, Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung des Ressortleiters Allgemeine Verwaltung. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Abteilungen Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der Ressortleiter Allgemeine Verwaltung weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Ressortleiters Allgemeine Verwaltung, kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.

1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von SPES VIVA e. V. dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder –weitergabe ist untersagt.
2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener im Sinne der DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem SPES VIVA e. V. als datenschutzrechtlich Verantwortlichem zu:

1. Auskunftsrecht gemäß Art. 15 DSGVO

Sie können vom SPES VIVA e. V. als Verantwortlichem eine Bestätigung darüber verlangen, ob personenbezogene Daten, die Sie betreffen, von uns verarbeitet werden.

Liegt eine solche Verarbeitung vor, können Sie über folgende Informationen Auskunft verlangen:

(1) die Zwecke, zu denen die personenbezogenen Daten verarbeitet werden;

(2) die Kategorien von personenbezogenen Daten, welche verarbeitet werden;

(3) die Empfänger bzw. die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden oder noch offengelegt werden;

(4) die geplante Dauer der Speicherung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten oder, falls konkrete Angaben hierzu nicht möglich sind, Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer;

(5) das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, eines Rechts auf Einschränkung der Verarbeitung durch den Verantwortlichen oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung;

(6) das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde;

(7) alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten, wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben werden;

(8) das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 Abs. 1 und 4 DSGVO und – zumindest in diesen Fällen – aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für die betroffene Person.

Ihnen steht das Recht zu, Auskunft darüber zu verlangen, ob die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt werden. In diesem Zusammenhang können Sie verlangen, über die geeigneten Garantien gem. Art. 46 DSGVO im Zusammenhang mit der Übermittlung unterrichtet zu werden. Auf das Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO, wird ebenfalls hingewiesen.

2. Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO

Sie haben ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung gegenüber dem SPES VIVA e. V. als Verantwortlichem, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, unrichtig oder unvollständig sind. Der SPES VIVA e. V. hat die Berichtigung unverzüglich vorzunehmen.

3. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO

Unter den folgenden Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen:

(1) wenn Sie die Richtigkeit der Sie betreffenden personenbezogenen für eine Dauer bestreiten, die es dem Verantwortlichen ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen;

(2) die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen;

(3) der Verantwortliche die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigt, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, oder

(4) wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben und noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe des Verantwortlichen gegenüber Ihren Gründen überwiegen.

Wurde die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten eingeschränkt, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.

Wurde die Einschränkung der Verarbeitung nach den o.g. Voraussetzungen eingeschränkt, werden Sie von dem Verantwortlichen unterrichtet, bevor die Einschränkung aufgehoben wird.

4. Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO

a) Löschungspflicht

Sie können von dem Verantwortlichen verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, und der Verantwortliche ist verpflichtet, diese Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:

(1) Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig.

(2) Sie widerrufen Ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO stützte, und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

(3) Sie legen gem. Art. 21 Abs. 1 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor, oder Sie legen gem. Art. 21 Abs. 2 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein.

(4) Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.

(5) Die Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem der Verantwortliche unterliegt.

(6) Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden in Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft gemäß Art. 8 Abs. 1 DSGVO erhoben.

b) Information an Dritte

Hat der Verantwortliche die Sie betreffenden personenbezogenen Daten öffentlich gemacht und ist er gem. Art. 17 Abs. 1 DSGVO zu deren Löschung verpflichtet, so trifft er unter Berücksichtigung der verfügbaren Technologie und der Implementierungskosten angemessene Maßnahmen, auch technischer Art, um für die Datenverarbeitung Verantwortliche, die die personenbezogenen Daten verarbeiten, darüber zu informieren, dass Sie als betroffene Person von ihnen die Löschung aller Links zu diesen personenbezogenen Daten oder von Kopien oder Replikationen dieser personenbezogenen Daten verlangt haben.

c) Ausnahmen

Das Recht auf Löschung besteht nicht, soweit die Verarbeitung erforderlich ist

(1) zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information;

(2) zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem der Verantwortliche unterliegt, erfordert, oder zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde;

(3) aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. h und i sowie Art. 9 Abs. 3 DSGVO;

(4) für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gem. Art. 89 Abs. 1 DSGVO, soweit das unter Abschnitt a) genannte Recht voraussichtlich die Verwirklichung der Ziele dieser Verarbeitung unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt, oder

(5) zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

5. Recht auf Unterrichtung gemäß Art. 19 DSGVO

Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegenüber dem Verantwortlichen geltend gemacht, ist dieser verpflichtet, allen Empfängern, denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden.

Ihnen steht gegenüber dem Verantwortlichen das Recht zu, über diese Empfänger unterrichtet zu werden.

Das Recht auf Datenübertragbarkeit gilt nicht für eine Verarbeitung personenbezogener Daten, die für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde.

6. Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format vom Verantwortlichen zu erhalten, um sie ggf. an einen anderen Verantwortlichen weiterleiten zu lassen, sofern

• die Verarbeitung auf einer Einwilligung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO oder Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe a DSGVO oder auf einem Vertrag gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO beruht und
• die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.

Bei der Ausübung ihres Rechts auf Datenübertragbarkeit gemäß Absatz 1 haben Sie das Recht, zu erwirken, dass die personenbezogenen Daten direkt von uns einem anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist.

7. Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 DSGVO

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Der Verantwortliche verarbeitet die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

8. Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO

Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

9. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DSGVO

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet den Beschwerdeführer über den Stand und die Ergebnisse der Beschwerde einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs nach Art. 78 DSGVO.

Zuständige Aufsichtsbehörde:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz
Niedersachsen Prinzenstraße 5
30159 Hannover
Telefon 0511-120 4500
Fax 0511-120 4599
E-Mail: poststelle@remove-this.lfd.niedersachsen.de

Diese Datenschutzordnung wurde durch den Vorstand von SPES VIVA e. V. am 30.11.2022 beschlossen und tritt mit dem 01.12.2022 in Kraft.